人工智能变革：借人工智能之力重塑会议与活动行业
作者：丹妮・克洛普赞助方：华盛顿哥伦比亚特区旅游局
借助人工智能的力量为你的活动赋能。
2023 年，MPI 基金会在纽约州布法罗市举办的思想领袖峰会发布研究结果指出，人工智能能够提升活动行业从业者的创造力、探索欲、数据分析能力与问题解决能力，同时实现任务自动化，加快新产品、新活动与新服务的市场落地速度。
本次行业领袖峰会聚焦人工智能当下对会议行业的影响，业内专家共同探讨了如何将人工智能的能力运用到活动策划、设计与执行的各个环节。
参会者通过人工智能领域多位演讲嘉宾的分享、专题研讨与创新者交流收获新知，随后共同探讨并草拟了在活动全生命周期及产业生态中融入人工智能技术的相关建议。
MCI 集团加拿大区董事总经理朱利亚诺・利索尼呼吁同行拥抱未来：“不必畏惧人工智能，要让智能机器与你协作，而非单纯为你服务。”
利索尼同时也针对客户与商业数据保护提出了担忧与相关建议，但他仍鼓励行业积极采用人工智能技术。他表示：“借助人工智能打破思维定式，通过人工智能开展协作，获取更优质的解决方案。”
MPI 人才与绩效总监托马斯・布拉苏奇建议，企业应投入时间为团队开展生成式人工智能工具的培训，并制定相关使用准则。
他说：“人类不会被人工智能取代，但不懂得运用人工智能的人，终将被掌握人工智能的人替代。”
布拉苏奇认为，让人工智能处理重复性工作，活动从业者便能拥有更多时间和精力制定战略、发挥创意、开展创新。主旨演讲嘉宾、人工智能专家肖恩・卡农戈也表示，这才是保障职业竞争力的关键。
卡农戈认为，在这个全新的科技时代，活动从业者具备得天独厚的优势，能够助力企业与活动保持行业竞争力，尤其是当下人们对线下体验和人际连接的需求愈发强烈。而以人工智能为协作伙伴，行业从业者能更高效、更出色地完成这项工作。
卡农戈表示，只要不被恐惧阻碍，人工智能能为人们带来无限的发展助力。“我们应当思考，如何借助这份无限助力创造价值，如何凭借这份无限助力开拓新局。”
他还指出，让人工智能成为工作协作伙伴的关键在于精准的指令设计，这也催生了 “指令经济” 的兴起。MPI 的布拉苏奇则分享了一套能让人工智能指令发挥最佳效果的方法：
- 明确期望得到的输出结果；
- 说明需要该结果的具体场景与背景；
- 提供有助于人工智能分析和思考的相关信息；
- 标注所需内容传递的情绪与情感倾向；
- 提炼核心关键词与核心观点。
布拉苏奇建议：“将人工智能作为工作的起点，在与人工智能协作的过程中找到平衡，既不忽视它的价值，也不让它主导你的工作。”
如今，行业领袖与从业者已开始运用人工智能这一全新工具，打造并呈现更有意义的活动体验。Reposite 公司的艾丽克莎・贝鲁布与保罗・克洛普弗借助谷歌巴德人工智能工具筛选周边的活动场地、餐饮场所、航班信息，查询最优价格与档期，对比不同目的地，整合实时新闻数据。他们将人工智能当作数据库与推理引擎，借助其进行预测并辅助做出决策。
希洛活动管理公司首席执行官黄阮表示，人工智能为她节省了 30% 的工作时间。她利用人工智能工具完成客户会议的文字转写与内容总结，梳理行动项、核心讨论内容与决议。她常用的工具包括萤火虫智能、水獭听写、西比尔智能与超常态智能，Aftershoot 能帮助她筛选和编辑大量活动照片，贾斯珀智能则助力其完成营销内容创作，而她会通过聊天生成预训练模型分析各类数据。
科技公司扎尔蒂科的泰德・沙利文推出了一款人工智能工具，该工具可整合活动、消费、地理位置等多维度数据，追踪活动对就业市场与当地经济的影响。扎尔蒂科通过处理各类数据流，制作多样化的可视化报告，直观呈现活动对举办地的经济价值。
黄阮、集成情报公司的洛里・普格与离子集团的阿黛尔・法里娜围绕人工智能对团队工作的影响展开研讨。普格的团队利用人工智能制定活动流程、撰写活动介绍，确保活动主题在所有内容描述与官网、小程序文案中保持统一。黄阮则通过聊天生成预训练模型分析历史数据，与行业内其他活动进行对标，同时为客户完成活动业绩的年度同比分析。
人工智能为普格的团队提升了工作效率、节省了时间，也让团队得以推出一场全新活动，为企业带来 50 万美元的未列入预算的额外收入。借助人工智能，团队能更深入地参与企业战略制定与专业知识工作，并用企业高管层能理解的语言进行沟通。
法里娜的技术团队通过微软 Power Apps 将活动管理平台 Cvent 与客户关系管理系统 Salesforce 打通，她借助整合后的数据分析，向企业高层直观展示团队策划的活动所创造的价值。
黄阮建议，若企业管理层对引入人工智能存在顾虑，或担忧相关成本投入，可开展收益与成本分析，让管理层理解投资人工智能平台的必要性与重要性。
行业共识是，落地人工智能技术时需保持耐心，它无法立刻解决所有问题。企业可先通过油管、抖音等平台的教程学习相关知识，试用各类人工智能产品并评估其实际效果，再决定是否投资或升级。
以下是行业推荐的其他人工智能平台：
- 扎皮尔：能将你日常使用的各类应用中的重复性工作实现自动化；
- 中途：可生成创意图片，省去昂贵的摄影拍摄或视觉宣传制作成本；
- 伽利略智能：能在数秒内搭建网站与用户界面。
相关建议
行业思想领袖为活动从业者运用人工智能工具制定了以下落地建议：
人才招聘与团队培养
利用人工智能在招聘启事中加入多元、公平、包容（DEI）相关声明，撰写或优化职位描述；借助人工智能设计面试问题、制定整体招聘策略，打造更完善的职位描述，挖掘符合岗位要求的多元化优秀人才。
预测分析
整合历史数据，对未来活动的开展与结果做出科学预测；分析天气、人口结构、地理位置、犯罪率等数据指标，为活动策划提供依据；简化提案征集流程，筛选最适配的活动目的地与合作酒店；对各类合同进行分析与审核。
数据分析
分析海量数据集（包括开放式调研反馈），提炼影响参与者满意度的核心因素，挖掘有价值的洞察，为决策提供支撑（分析时需剔除个人识别信息）；处理报名、航班等各类活动相关数据，挖掘数据价值；分析参会者行为、分会场参与情况、邮件营销数据，更精准地制定运营策略。
客户洞察
深入了解活动参会者需求，并将相关洞察运用到活动策划中，打造更优质的体验；基于报名数据为参会者建立专属画像，定制个性化的活动体验；实现供应商与采购方的智能匹配，为行业交流搭建桥梁；整合调研、社交媒体、参会者人口统计等数据，挖掘有价值的行业洞察；解读不同文化的差异与偏好，提升国际参会者的体验感。
活动创新
将人工智能作为创意伙伴，共同头脑风暴活动内容与主题，为活动设计、邀请函创作打造创意方案；实现重复性工作自动化，让从业者有更多时间投入到活动策划的创新中。
内容与营销
创作邮件文案、社交媒体内容与博客文章；将企业的品牌风格指南与营销规范录入人工智能工具，使其贴合企业的语言风格与表达调性；分析分会场参与度、视频互动量、点击率等互动数据，优化内容营销策略；基于参会者的反馈与反应获取优化建议，确保内容精准触达目标受众。
可持续发展
借助人工智能筛选符合可持续发展要求的供应链合作方，分析交通流向并规划环保出行方案，减少餐饮浪费；筛选能降低参会者出行成本的举办场地，从而减少活动的碳排放量。
活动后分析
分析参会者反馈、调研结果与社交媒体评论，提炼有价值的洞察，为后续活动优化提供方向；挖掘参会者行为规律，如分会场参与习惯、活动小程序使用情况、社交互动行为等，为活动策划与执行提供优化依据。
策划与管理
利用人工智能设计活动流程、议程、现场布置方案，开展资产管理；借助人工智能辅助预算跟踪、菜单设计与场地筛选；实现琐碎工作自动化，优化交通物流安排，提升活动策划各环节的效率。
活动个性化
分析参会者数据，为其定制个性化的活动日程与推荐内容，提升整体参会体验；运用人工智能聊天机器人解答参会者的各类活动相关问题，提供实时服务与指引。
社交互动与游戏化设计
基于参会者的兴趣爱好实现智能匹配，促进参会者间的交流互动；打造游戏化互动环节、实时投票等互动形式，让活动更具趣味性与参与感。
社交媒体运营
实时监测社交媒体平台动态，掌握活动期间参会者的情绪与反馈；借助人工智能开展情感分析，根据参会者的反应实时调整活动内容与环节，打造更贴合需求、更具响应性的活动体验。
现场运营
运用人脸识别、人工智能聊天机器人等技术，优化活动现场的签到流程、人群管理与安保工作；基于历史数据与活动具体情况，借助人工智能预测场地规模、餐饮需求、物料准备等资源配置需求，保障现场运营高效开展。
教育与培训
打造人工智能驱动的模拟培训场景，升级培训体系；通过针对性的教育培训，解决客户与赞助商的痛点，制作互动式招商手册，吸引客户与赞助商合作。
人工智能使用准则
运用人工智能时，需充分考虑隐私保护、伦理规范、知情同意与算法偏见等问题；将相关准则融入会议与活动的设计和执行全流程，重点关注图像敏感信息保护、数据隐私、算法偏见缓解等问题。
结论
行业思想领袖达成共识：人工智能应成为活动从业者的协作伙伴，而非替代者。让人工智能处理日常繁琐的工作，活动从业者便能专注于工作中的战略制定、创意发挥与创新探索，既保障自身的职业竞争力，也能为参会者打造更有意义的活动体验。
众多实际案例表明，人工智能已被广泛运用到活动管理的各个环节，从场地筛选、内容创作，到社交互动、可持续发展规划与活动后分析，均能发挥优化作用。其价值不仅体现在提升工作效率，还能帮助企业创造收益，同时让从业者能用企业高管层理解的语言进行专业沟通。
人工智能是赋能活动从业者的工具，既能为参会者打造更个性化、更具参与感的活动体验，也能优化从业者的工作流程。核心观点十分明确：拥抱人工智能，并非为了取代从业者，而是为了提升专业能力、主动迎接行业变革。对于活动从业者而言，人工智能拥有无限潜力，能彻底改变行业的工作模式，助力打造更有意义的活动体验。
主旨演讲嘉宾、人工智能专家卡农戈表示：“我们要保持谦逊，直面这一全新技术：如何将人工智能融入日常工作？在一个团队中，最危险的人，莫过于最畏惧变革的人。”
他认为，活动从业者应勇于突破、主动求变，并让人工智能成为实现这一目标的协作伙伴。
…The most dangerous person in the room is the person who is most afraid of change.（在一个团队中，最危险的人，莫过于最畏惧变革的人。）
相聚华盛顿哥伦比亚特区
唯有此地，能汇聚行业专家、融合本地特色体验、彰显社会价值，为你的会议活动锦上添花。
华盛顿哥伦比亚特区 | 华盛顿旅游网（WASHINGTON.ORG）独一无二的华盛顿特区 | #唯此华盛顿# 国家广场
专访华盛顿哥伦比亚特区旅游局会议销售与服务高级副总裁 梅利莎・A・莱利
MPI：各旅游目的地正如何运用人工智能助力客户提升活动品质？莱利：人工智能是一项相对较新的工具，我们才刚刚开始探索其能力边界，以及它在整个酒店行业，尤其是商务活动领域的应用方式。与所有新技术一样，人工智能也有其优势与不足。随着技术的不断成熟，未来会出现专门的人工智能平台，帮助活动从业者总结活动经验、分享活动反馈。目前，许多旅游目的地已开始将人工智能运用到营销与创意设计领域。
MPI：为何会议与酒店行业必须积极拥抱人工智能工具？莱利：人工智能能从多个方面为行业从业者提供解决方案、搭建连接桥梁，但我们必须秉持平衡的原则。人工智能并非万能，其应用也存在一定风险。从业者需要了解其能力边界，同时严谨地进行事实核查。在行业拥抱新技术的过程中，紧跟其快速发展的步伐至关重要。
MPI：贵机构对人工智能的看法如何？莱利：华盛顿哥伦比亚特区旅游局目前正积极探索各类人工智能工具的应用可能。行业焦点小组的调研让我们更清晰地了解客户需求，也让我们找准了人工智能能为客户创造价值的发力点。但人工智能永远无法取代目的地营销组织（DMO）中的行业专家与本地专家。因此，我们对其提升现有客户服务品质的潜力持谨慎乐观的态度。
MPI：各城市正如何运用人工智能吸引休闲与商务游客？莱利：对于旅游供应商而言，人工智能是极为实用的潜在客户开发工具。其能提供的精细化数据，有助于开展更深入的数据分析，为休闲与商务游客提供全方位的支持。人工智能的核心优势在于，能通过个性化搜索体验帮助游客规划行程，为其量身推荐符合兴趣的活动。这一功能也能让那些缺乏大额营销预算的本地小型商家获得更多曝光机会。
我们希望未来能借助人工智能为游客打造更个性化的体验，并提供可持续的出行方案。同时，人工智能也是头脑风暴、启动新项目的绝佳工具，但在使用其处理实时数据、追求精准性时，仍需保持谨慎。
华盛顿哥伦比亚特区旅游局简介
华盛顿哥伦比亚特区旅游局是美国首都官方的目的地营销组织，是一家私营非营利性会员制机构。机构致力于将华盛顿哥伦比亚特区打造为全球顶级的会议、旅游与特色活动目的地，并重点推广当地的艺术、文化与历史街区。更多详情可访问华盛顿旅游网（WASHINGTON.ORG）。
贡献者名单
MPI 基金会在此感谢 2023 年思想领袖峰会的各位贡献者，本报告的撰写凝聚了他们的专业智慧。2023 年 8 月 27-30 日 | 纽约州・布法罗 | MPI 基金会思想领袖峰会本次峰会所有收益归 MPI 基金会所有
主旨演讲嘉宾
肖恩・卡农戈、朱利亚诺・利索尼
行业专家
艾丽克莎・贝鲁布、托马斯・布拉苏奇、比尔・康福蒂、阿黛尔・法里娜、麦克尼尔・基南、杰里米・基德、保罗・克洛普弗、黄阮、洛里・普格、泰德・沙利文
思想领袖
苏珊・阿茨、金德拉・贝丝、查斯利・布拉德伯里、巴里・布兰特利、梅林达・伯德特、安妮塔・卡莱尔、克里斯蒂娜・德克尔、吉娜・法里斯、艾丽西亚・弗罗尼乌斯、达伦・格林、迪安娜・格里菲斯、玛丽・格罗弗、梅根・哈特、曼迪・哈兹利特、贾娜・霍弗、朱莉・霍尔特格雷夫、克里斯・卡恩斯、安迪・勒布夫、艾琳・伦纳德、查琳・刘、塔拉・朗、内丽萨・马格努森、莫莉・马什、埃琳娜・马丁内斯、泰勒・梅兰顿、德安娜・米勒、特蕾莎・穆尔、米歇尔・摩根、卡罗尔・莫特利、明妮・穆尼奥斯、蒂姆・奥尔德菲尔德、坦尼娅・菲利奥、苏珊・皮尔、凯西・普劳格、斯蒂芬妮・拉普科、凯蒂・里格斯、斯蒂芬妮・里特、鲍勃・鲁索、斯蒂芬妮・萨德里、翠西・西米塔科斯、达琳・萨默斯、苏西・汤森德、斯蒂芬妮・沃森、汤姆・怀特
主办方
凯文・柯比
主持人
杰西・斯泰茨
高级赞助商
大迈阿密会议及旅游局、希尔顿全球控股有限公司、洛杉矶旅游局、万豪国际集团、新奥尔良旅游局、拉斯维加斯威尼斯人酒店、达拉斯旅游局、弗里斯科旅游局、印第安纳波利斯旅游局、莫比尔旅游局
机构与作者简介
国际会议专业人士协会（MPI）简介
国际会议专业人士协会（MPI）是全球规模最大的会议与活动行业协会。协会为行业提供创新且贴合需求的教育培训、交流机会与商业合作平台，同时作为行业代表，积极推动会议与活动行业的推广与发展。
MPI 拥有由 6 万名会议与活动从业者组成的全球社群，其中核心会员近 1.3 万名，在全球 75 个国家和地区设有近 70 个分会、俱乐部，拥有众多会员。更多详情可访问 MPI 官网（mpi.org）。
丹妮・克洛普 简介
丹妮・克洛普现任 MPI 课程研发经理，拥有新闻专业文学学士学位与成人教育专业文学硕士学位。她融合了记者、平面设计师、销售、协会从业者等多重职业经历，打造极具吸引力的教育培训体验，助力行业从业者的个人成长与职业发展。
丹妮热衷于课程研发，致力于为会议与活动行业提供高品质的教育培训服务。
