企业 AI 战略：会议与活动行业的未来机遇与挑战
作者：凯尔・乔丹（持有 CAE、CEM-AP、CMP、DES、CMM 认证）
赞助方：Cvent 公司
如何打造这样的行业生态：让会议从业者不仅能获取所需数据，更能拥有完善的应用规划，借助数据提升工作效率、执行效果与参会者参与度？
早在人工智能对会议与活动行业产生重大影响之前，数据就已悄然成为全球富有远见的会议从业者的制胜法宝。如今，数据更是现代会议策划的核心基石。无论策划小型本地聚会，还是大型全球会议，从参会者互动、反馈收集到核心后勤保障，所有环节都由数据驱动，而成功的策划更是由数据实现全方位赋能。
然而，许多会议从业者仍在数据的收集、使用和价值挖掘方面面临诸多挑战。奥维盛全球目的地管理公司近期的一项调查显示，66% 的活动从业者正借助反馈和调研工具收集的数据提升客户满意度、制定个性化沟通策略；同时，77% 的活动策划者表示，获取可靠数据是其首要关注的问题，而供应商则指出，获取数据使用授权是他们面临的最大难题。
运用数据的第一步，是实现思维模式的转变。会议从业者不仅要确保获取精准的数据、保障收集和接收数据的可靠性，更要从一开始就明确数据的使用目的，规划好每个数据点或数据集的应用方式 —— 以此加深行业认知、优化具体工作环节、验证或推翻预设假设，这是会议策划与执行取得成功的前提。
第二步，是紧跟会议行业乃至全球的发展步伐，主动拥抱人工智能。这并非要求从业者立刻成为大语言模型的专家，而是要学会合理运用人工智能，借助其提升数据理解效率、加快数据解读速度，进而推动决策高效落地。人工智能之所以成为会议从业者的强大工具，核心在于其能对海量原始数据进行解析和分类。借助众多 AI 工具的先进算法，从业者能获得极具价值的行业洞察，突破长期以来的工作瓶颈：比如精准预测活动参会人数、无需花费一周以上时间进行人工数据分析就能掌握参会者人口统计特征、更快发现年度活动规律（这些工作以往均需专业数据科学家的支持才能完成）。
更重要的是，资深的会议从业者深知，任何数据点或数据集的价值，都不仅限于提升工作效率（尽管效率提升至关重要）。AI 工具的不断发展和普及，既契合了会议行业对效率的持续追求，也顺应了为策划者和参会者打造更丰富体验的新兴趋势。从业者深知，参会者如今对个性化体验有着极高的期待，任何能推动个性化体验成为行业常态的方式，都值得深入探索。
人工智能绝非只是从业者众多工具中新增的一员。如果能以实现并超越核心会议目标为导向，制定策略性的 AI 应用方案，这些工具所能发挥的价值，将远超其他多数工具。
但由于这项技术尚处于发展阶段，加之伦理考量等诸多因素，会议从业者必须先对其形成充分的认知，才能合理运用人工智能，为活动打造更好的效果。
本文核心内容
- 人工智能在会议领域的核心应用场景，聚焦数据应用方向
- 人工智能与各类数据融入会议战略的挑战，包括伦理层面的考量
- 数据生态不断演变的背景下，会议从业者的发展路径
按数据类型划分的 AI 应用场景
前文我们探讨了将 AI 工具融入数据处理流程的重要性，本节将深入分析活动行业常用的各类数据，以及人工智能如何提升其价值。
注册数据
注册数据是活动生命周期中最早收集的一类信息，AI 工具能从中挖掘出极具价值的洞察。例如，利用注册数据开展个性化菜单规划，满足参会者的饮食偏好；通过人工智能为兴趣相近的参会者进行匹配，助力活动前、中、后各阶段的深度联结与协作；收集参会者兴趣数据，为其推荐相关的会议环节和学习内容。
后勤数据
人工智能在后勤数据管理中也发挥着关键作用，后勤数据涵盖场地容量、会场布局、设备可用性等信息。会议从业者可借助 AI，根据容量、地理位置、配套设施等因素对比不同场地，为活动挑选最适配的举办场地。活动期间，摄像头和 AI 软件可实时监测会场入座率，根据参会人数和流动情况，为会场布局调整、会议环节场地分配提供建议。
参与度数据
参与度数据包括会议环节出席情况、社交媒体互动、参会者反馈等，能实时反映活动期间参会者的参与状态。AI 工具通过分析这些数据，可洞察最受欢迎的会议环节、最受观众认可的演讲者，甚至能通过调研和社交媒体数据判断参会者的情绪倾向。此外，活动后对参与度数据的分析，还能为未来的内容策划提供依据。
视频数据
人工智能可对视频数据进行分类和标签标注，为视频添加章节便于导航，帮助参会者快速找到特定主题内容。合理运用视频数据，会议从业者能创作更多衍生内容，如活动精彩集锦、社交媒体短视频等，最大化活动内容的影响力，扩大传播范围。
调研数据
无论是活动前、中、后收集的调研数据，都能为参会体验提供关键反馈。人工智能能优化调研工作：为调研设计更具针对性的问题、通过自动化抽样收集不同参会群体的数据、快速分析调研结果。而人工智能对调研数据最具价值的应用，体现在分析环节。Cvent 公司调研方法论专家丽塔・休伊特表示：“以往，会议从业者必须亲自在调研工具中对原始数据进行繁琐的人工分析，这绝非利用时间的最佳方式。而 Cvent 等工具中的 AI 功能，能对反馈数据进行极速分析，几分钟内就能发现数据主题和趋势，让会议从业者能将时间投入到更具价值的工作中。”
历史数据
人工智能擅长分析过往活动数据，助力预测未来发展趋势。通过对历史数据的分析，AI 能预测未来参会人数、识别热门会议环节、预判哪种类型的内容最能吸引参会者参与。这些预测性洞察，能帮助会议从业者优化日程安排、合理分配资源、精准开展营销工作。
人工智能在活动策划中的核心应用
与任何新技术、新工具一样，部分行业和企业对人工智能的价值和应用场景缺乏精准认知，导致其落地进程放缓。“人工智能能够且将改变一切” 这类表述，在实际应用中毫无意义；人工智能的成功落地，关键在于聚焦会议与活动行业的实际应用场景，以及会议从业者的核心工作职责。
人工智能能提供多种独特的解决方案，助力优化会议与活动管理的各个环节。下文将阐释支撑各类应用场景的人工智能技术内核，并详细介绍人工智能技术和工具在活动策划领域的核心应用。
生成式人工智能与大语言模型
由大语言模型驱动的生成式人工智能，正在改变会议从业者的内容创作与传播方式。与传统人工智能分析现有数据、挖掘规律不同，生成式人工智能能根据指令创作新的文本、图像，甚至交互式内容。这项技术为会议从业者提升参会者参与度、简化内容创作流程，提供了全新的可能。
生成式人工智能在活动领域的核心应用之一是内容创作。ChatGPT 等大语言模型能根据活动主题和研讨内容，撰写会议环节介绍、社交媒体帖子、邮件营销文案，甚至博客文章。这不仅能为会议从业者节省大量时间，还能确保各平台传播信息的一致性。生成式人工智能还能总结会议环节的核心要点、创作个性化的后续跟进信息，助力会议从业者在活动结束后，与参会者保持长期互动。
生成式人工智能也为打造个性化参会体验开辟了新路径。通过分析参会者画像和偏好，大语言模型能为其推荐定制化内容、相关会议环节，甚至生成个性化的活动日程。这种高度的个性化，不仅能提升参会体验，还能加深参会者与活动之间的联结。
注：大语言模型是一种人工智能类型，旨在理解和生成人类语言。这类模型通过海量文本数据训练，能完成翻译、总结、问答、文本生成等多种语言相关任务，可理解上下文、识别规律，并生成连贯且贴合语境的回复。
机器学习：趋势预测、个性化体验与推荐引擎
机器学习是人工智能和计算机科学的分支，依托数据和算法，让人工智能模仿人类的学习方式，逐步提升输出准确性。输入的有价值数据越多，输出结果的质量就越高。
在会议策划与管理中，机器学习通过持续分析过往数据、不断优化洞察结果，助力预测参会人数、会议环节受欢迎程度等趋势。
机器学习还能提升会议从业者打造个性化活动的能力，让根据个体偏好定制内容和体验的工作变得更简单。会议、活动及酒店业技术提供商 Cvent，已在其平台中开发机器学习功能，帮助会议从业者将原始的参与度数据转化为可落地的行业洞察。
Cvent 等平台还利用机器学习为参会者推荐相关会议环节，引导其找到最契合自身兴趣的内容。由人工智能驱动的推荐系统，通过算法分析参会者的兴趣、过往参与经历和画像数据，为其推荐相关的会议环节、社交机会和个性化内容，这些推荐对参会者而言极具价值。Cvent 公司机器学习与数据科学高级总监拉什卡尔・卡希夫表示：“我们的最终目标，始终是帮助参会者发现最贴合自身的内容，结识拥有相似特质和价值观的人，更重要的是，在他们需要这些信息的精准时刻为其提供。参会者在 Cvent 参会者体验平台 Attendee Hub 中看到的 AI 会议环节推荐，一直被评为平台核心优势，这正是因为这项功能始终以客户为中心。”
为了个性化而个性化，纯粹是浪费精力；技术的应用始终要以参会体验为核心，通过为参会者提供更多其所需的内容，提升参与度。需要牢记的是，随着各类人工智能应用的不断发展，成功的关键不在于会议从业者想要打造什么、学习什么，而在于如何提升参会者的体验。
自然语言处理：情感分析、聊天机器人与语音识别
自然语言处理技术能让计算机理解和解读人类语言，广泛应用于情感分析、聊天机器人和自动化回复等场景。长期以来，会议从业者一直能通过情感分析，从调研和社交媒体中捕捉参会者的反应，而自然语言处理技术则让他们能近乎实时地收集数据并做出调整。借助情感分析，从业者能捕捉参会者的情绪和趋势，理解哪些内容能引发共鸣、哪些环节需要改进 —— 无论是在活动期间还是活动结束后。
例如，由自然语言处理技术驱动的聊天机器人，能即时解答参会者关于日程、场地、后勤等方面的问题。这类机器人不仅能提升参会体验，还能减轻活动工作人员的工作负担，让他们能专注于其他工作。
尽管语音识别并非完全归属于自然语言处理范畴，但随着人工智能的发展，这项技术已取得重大突破。语音识别技术能帮助会议从业者完成会议环节的文字转写、实现语音指令操作，还能为活动内容生成实时字幕，提升可访问性。该技术让信息的分享和存档变得更简单，也为有访问需求的参会者提供了重要便利。除此之外，人工智能还能基于语音识别结果创作衍生内容，如将网络研讨会的讨论内容转化为博客文章、推荐适合社交媒体传播的短视频片段，帮助会议从业者从活动录音中挖掘更多价值。
如今，许多活动平台都集成了语音识别功能，能自动为主题演讲和专题研讨生成文字转写，让会议从业者可为线上或混合式活动创建可检索的内容档案，或提供实时字幕。
需要注意的是，自然语言处理的应用（尤其是聊天机器人）并非尽善尽美，必须搭配人工监督，确保人工智能生成的反馈准确无误。正如斯威特兰所言：“自然语言处理技术虽极具价值，但有时可能会误解读法，因此我们更倾向于采用‘人工智能发起，人工分析’的模式。”
计算机视觉：人脸识别
以人脸识别为代表的计算机视觉技术，能从多个方面助力活动更顺畅、更安全地开展。
达美航空就是一个典型案例，该公司利用人脸识别技术加快旅客登机流程、缩短航班周转时间。同理，会议与活动也可运用这项技术实现快速签到，无需实体门票或二维码，让签到流程更便捷。
计算机视觉技术还能为活动策划者提供参会者流动数据，助力优化活动布局和人群管理 —— 既提升参会体验，又能为未来的活动收集有价值的数据。该技术还能实现情绪追踪，通过分析面部表情，识别参会者对内容或社交环节的反应。
数据分析：实时数据可视化
人工智能通过提供实时数据可视化和决策支持，极大地提升了数据分析的能力。会议从业者能实时监测注册人数、参与度、会议环节反馈等指标，在活动期间基于数据做出调整。
如今，活动平台都配备了实时数据仪表盘，助力追踪参会者参与度、注册趋势、会议环节出席情况等关键绩效指标。这些洞察能提升工作的灵活性，助力从业者做出更精准的临场决策。
会议从业者面临的数智化挑战
实现数据的可落地性与易用性
如前所述，会议行业存在一个痛点：从业者虽知晓数据能在诸多方面发挥作用，却难以将这些认知转化为实际行动。数据来源广泛 —— 注册系统、射频识别技术、参会者互动、活动后调研等，海量的信息往往让从业者无从下手，难以判断哪些数据点对决策最具价值。
Cvent 公司营销技术与自动化总监斯蒂芬妮・斯威特兰表示：“核心挑战在于界定哪些数据对营销落地最具价值。活动相关的数据量庞大，想要对其进行有效分析并落地应用，难度极大。” 想要突破数据海量的困境，关键在于搭建统一的活动数据管理中枢。她补充道：“这是确保核心信息被优先处理、并得到有效运用的唯一方式。”
保障数据完整性
数据完整性，尤其是数据准确性，是会议从业者面临的另一大挑战，在整合多来源数据时，这一问题尤为突出。
Cvent 公司活动技术与运营高级经理艾莉森・基南表示：“确保收集的数据准确、完整、及时更新，始终是会议从业者面临的重大挑战。众所周知，不准确的数据会导致错误的预测和决策。” 当志愿者、管理层、董事会成员等利益相关方抗拒向数据驱动模式转型时，这一问题会变得更为棘手 —— 因为数据驱动模式的落地，需要从业者对收集数据的准确性和相关性抱有充分的信任。
尽管人工智能能在这方面提供帮助，但这类工具仍需人工监督，以审核和保障数据完整性，这一问题并非易事。正如卡希夫所指出的：“由于数据不完整、活动类型存在差异，为活动行业开发人工智能解决方案也面临着诸多挑战。” 人工智能模型通常需要大量干净、结构化的数据，才能输出准确的结果。如果数据不完整或不一致，人工智能生成的洞察就会缺乏可靠性，进一步增加决策难度。
这些挑战也凸显了一个核心要点：必须平衡人工智能驱动的分析、完善的数据管理流程和人工监督，才能确保数据驱动的决策能为活动带来成功。
参会者数据与 AI 算法的伦理考量
在会议策划中运用人工智能，首要的伦理顾虑集中在参会者数据的处理和使用方式上。为了深入洞察参会者需求、打造个性化体验，人工智能系统通常需要依托海量个人信息 —— 从注册详情到参与行为模式。这些数据虽能提升活动效果，但也存在被滥用的风险。
隐私与伦理专家梅洛迪・张以人脸识别等 AI 工具的使用为例，指出了其中的潜在风险。她表示，人工智能虽能为活动行业解锁诸多机遇，但必须高度重视其潜在风险。例如，在会议中使用人脸识别技术实现快速签到，看似无害，却引发了诸多重大的隐私顾虑。
人工智能应用的另一大顾虑，是算法偏见的潜在可能性。由于大语言模型基于训练数据生成内容，其输出结果存在偏见风险。梅洛迪・张指出：“人工智能系统可能会产生有偏见或不公平的结果，尤其是在参会者筛选环节涉及人口统计数据时。” 这些系统可能会无意间加剧不平等，尤其是当算法被用于内容推荐或参会者匹配时。
会议从业者必须对人工智能生成的内容进行审核，确保其契合活动的价值观，且不存在非预期的偏见。为了减少偏见、保护参会者信息，企业需要定期对人工智能系统进行审计，最大限度降低偏见；同时，必须让参会者清楚知晓其数据的使用方式和目的。
隐私法规与授权管理
随着欧盟《通用数据保护条例》等法规的出台，数据隐私成为所有处理个人信息行业的关注重点，会议与活动行业也不例外。《通用数据保护条例》及类似法规要求，企业收集个人数据前必须获得明确授权，参会者也有权知晓其数据的使用方式，并要求企业删除相关数据。
梅洛迪・张表示：“活动策划者必须理解《通用数据保护条例》等隐私法规，公开其收集的数据信息。让参会者知晓哪些数据被使用、以及使用的目的，这一点至关重要。”
未来发展方向：把握数智化平衡之道
数据一直是、并将永远是会议与活动策划的重要元素。人工智能的出现，只是数据应用演进的下一个阶段 —— 借助数据优化运营、深入了解参会者、最终大幅提升参会体验。
当下，行业正处于深度且快速的学习阶段，许多从业者对人工智能给行业未来带来的影响充满期待。
Cvent 公司人工智能专家麦克尼尔・基南表示：“人工智能驱动的个性化体验，将为会议行业带来颠覆性变革。基于参会者独特的偏好和行为，为其打造高度定制化的内容、会议环节和社交机会，而我们对人工智能的探索，才刚刚起步。”
随着 AI 工具的不断发展和普及，运用这些工具将成为打造更具影响力、数据驱动型活动的必备要求。随着会议行业的不断演进，拥抱人工智能的从业者将能紧跟行业趋势、做出更明智且高效的决策，最终为参会者和利益相关方创造更多价值。尽管数据管理、隐私保护、伦理规范等方面的挑战需要审慎应对，但合理运用人工智能所能带来的收益，是巨大的。
核心在于把握好平衡：一方面，积极探索和学习人工智能技术的各个方面；另一方面，始终坚守行业的终极目标 —— 打造卓越的参会体验。在发展的同时，将参会者置于核心位置，这才是富有远见的会议从业者驾驭人工智能真正力量的关键，才能打造出更贴合需求、更具参与度、更有影响力的活动，引领行业走向未来。
借助人工智能，化解活动策划压力
对我们而言，人工智能绝非一时的潮流。我们将其深度融入平台设计，旨在帮助活动策划者快速、便捷地完成各项工作。这也是我们的产品融入人工智能功能的初衷，助力你实现：
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机构与作者简介
国际会议专业人士协会（MPI）简介
面对面的交流，让我们并肩前行。正因如此，MPI 致力于成为全球会议与活动行业教育、社交和创新解决方案的引领者，不仅推动行业发展，更助力从业者的职业成长。
通过全球各地的分会网络，MPI 为那些热衷于联结他人的从业者提供赋能、教育、支持和联结服务。MPI 服务于整个会议与活动行业，不受需求、受众和细分领域的限制。我们提供的领导力培养和教育内容，兼具权威性和可落地性，赋能社群打造独一无二的体验，激发人们转变观念、重新审视固有认知、采取积极行动。
因为相遇，我们迸发全新的思维；因为相遇，我们打破隔阂的壁垒；因为相遇，我们共同改变世界。
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Cvent 公司简介
Cvent 是全球领先的会议、活动和酒店业技术提供商，拥有超 4000 名员工，全球客户近 21000 家。公司成立于 1999 年，提供全方位的活动营销与管理平台，打造全球交易市场，助力会议从业者与场地方协作，打造有吸引力、有影响力的活动体验。
Cvent 总部位于美国弗吉尼亚州泰森斯角（华盛顿特区近郊），在全球设有多个办事处，为不断增长的全球客户群提供支持。公司的全方位活动营销与管理平台，为活动策划者和营销人员提供线上注册、场地选择、活动营销与管理、线上 / 线下解决方案、参会者互动等软件服务。
Cvent 的产品体系实现了活动管理全流程的自动化和简化，最大化线下、线上和混合式活动的影响力。酒店和场地方通过 Cvent 的供应商和场地解决方案，借助其采购平台获得更多团体和企业差旅业务。Cvent 的解决方案优化了整个活动管理价值链，助力全球客户管理数百万场会议与活动。
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凯尔・乔丹 简介
凯尔・乔丹（持有 CAE、CEM-AP、CMP、DES、CMM 认证），现任美国运筹学与管理学研究协会（INFORMS）会议总监，办公地点位于马里兰州卡顿斯维尔。加入该协会前，乔丹曾在美国国家糖果协会、财务规划协会、协同协会管理公司担任管理职务。
凯尔拥有注册协会执行官、展览管理高级专业人士、注册会议专业人士、数字活动策略师等专业认证，2022 年被《智慧会议》杂志评为 “年度会议从业者”。他毕业于瓦尔帕莱索大学，获政治学与性别研究文学学士学位；拥有华盛顿州立大学教育学硕士学位、西卡罗来纳大学人力资源理学硕士学位；同时完成了国际会议专业人士协会与印第安纳大学凯利商学院联合开设的会议管理认证课程。
